En

 

Hva menes med samsvar?

Når det vi som ansatte gjør er i henhold til det organisasjonen skal gjøre er man i samsvar. Samsvar er altså når planlegging og utførelse av strategiske og operasjonelle aktiviteter skjer i henhold til organisasjonens forpliktelser og forventninger for utførelse av aktiviteter.

samsvar_1.png
Modell - Samsvar, Hege Aamodt

Samsvar krever at ansatte vet hva som forventes og at planlegging og utførelse av aktiviteter skjer i henhold til eksterne og interne krav.

Ledelsen i en organisasjon setter kravene til kvaliteten for oppgavene ved å utarbeide formelle og uformelle retningslinjer for ansatte.

På strategisk nivå gjøres dette gjerne ved bruk av visjon, verdier, mål og policy og ikke minst gjennom eksempler som settes gjennom handlinger fra ledelsen selv. En ledelses handlinger setter alltid tonen for sedvane og grad av samsvar.

Arbeidsflyter, forretningsregler, tekniske krav, løsningskrav med mer er det mer operasjonelle laget og vil bedre kunne veilede ansatte i faglige situasjoner.

Ved selve utførelsen av aktiviteter er organisasjonen avhengige av at ansatte deretter tar kompetansen i bruk i måten aktiviteten blir løst.

Ledelse kan sjekke samsvar gjennom kontrollaktiviteter som eksempelvis intern revisjon, rapportering og stikkprøver.

Samsvar og alvorligheten av brudd på samsvar må ses i sammenheng med risiko og risikovilligheten organisasjonen har.

 

Hvorfor er det viktig å være i samsvar?

Det er viktig for samfunnet at vi tar hensyn til hverandre og forholder oss til spilleregler som er felles for at det ikke skal oppstå kaos.  

Alle organisasjoner og enkeltpersoner bidrar til at vi samlet sett oppfører oss på en måte som ikke påfører skader med forsett.

Alle organisasjoner har en kjernevirksomhet som påvirker hvilke samsvarstema som er aktuelle for organisasjonen i tillegg til de vi har felles.

Utførelse av oppgaver skal unngå skader på mennesker, utstyr eller informasjon og gjennom dette ivareta organisasjonens omdømme.

Vi jobber med samsvar for å sette ansatte i stand til å ivareta forpliktelser på organisasjonens vegne når beslutninger skal tas, og lære av feil som har blitt gjort slik at de ikke skjer igjen.

 

Hvordan jobber vi med samsvar i Qualisoft?

I Qualisoft jobber vi med samsvar på strategisk og operasjonelt nivå. Vi benytter QualiWare til å assistere oss i mange av punktene under.

samsvar_2.png

Visjon, mål og misjon er det felles rammeverket vi i organisasjonen jobber innenfor, uavhengig av stillingstittel. Dette er på en måte kontrakten vi inngår med våre eiere om hva de kan forvente fra organisasjonen.

Verdiene skal beskrive identiteten til Qualisoft.

samsvar_3.png

Qualisoft sine verdier er nærhet som sier at vi vil være åpne, ærlige og tillitsskapende. Verdien Trivsel representerer at vi stiller opp for våre kollegaer og viser empati. Profesjonell representerer vår kompetanse, dyktighet og integritet. Til slutt sier Dynamisk at vi aktivt skal ta del i utviklingen av gode løsninger hos våre kunder.

Kulturen er slik vi ønsker at kunder og samarbeidspartnere skal oppfatte oss.

samsvar_4.png

I Qualisoft skal vi først og fremst være kundeorientert. Alle vi samhandler med skal oppleve at vi er til å stole på. Vi skal gjøre våre eiere, kollegaer og kunder gode. Vi skal begeistre gjennom entusiasme og engasjement, og vi skal realisere gevinster for våre eiere og våre kunder.

Alle disse retningslinjene beskrevet over legger føringer for valg de ansatte tar om hvilke aktiviteter som prioriteres og hvordan man løser aktiviteter.

Noen andre eksempler på hva vi gjør i Qualisoft:

  • Gjennomfører kontinuerlig dialog med eiere og kunder for å være kjent med forventninger og utfordringer i bransjene vi opererer i
  • Sikrer at ansatte har kompetanse om regulering og forskrifter som er aktuelle gjennom å knytte eksterne krav til arbeidsprosesser
  • Sikrer at ansatte holder samme standard gjennom beskrivelser av aktiviteter og roller for alle de viktigste prosessene for organisasjonen, samt å tilby standardiserte verktøy
  • Evaluerer grad av samsvar med personopplysningsloven
  • Klassifiserer informasjon
  • Dokumenterer informasjonsflyt
  • Evaluerer grad av samsvar med FN’s bærekraftsmål og identifiserer tiltak
  • Utvikler ansatte slik at de har oppdatert kompetanse innenfor en vid rekke aktuelle tema for kunder
  • Gjennomfører kontinuerlig forbedring gjennom registrering og behandling av avvik fra arbeidsprosesser
  • Gjennomfører kontinuerlig forbedring gjennom intern kompetansedeling

For kunder jobber Qualisoft med å samle kravene slik at alle lag i organisasjonen får oversikt. Mange av våre kunder har en stor andel eksterne krav som setter krav til både design av prosesser og utførelse av arbeidsoppgaver. Disse skal formidles på en slik måte at organisasjonens ansatte forstår hva som må gjøres og hvorfor.

Vi setter opp gode tabeller over lover, forskrifter og standarder som bidrar til kompetansedeling og effektive samsvarsrevisjoner.  

Dette var en introduksjon til samsvar og hvorfor det er viktig å ha oversikt over eksterne og interne krav.

Ta gjerne kontakt med oss for å lære mer!

 

Å love at man skal gjøre noe og deretter ikke gjøre det kan ha katastrofale konsekvenser når menneskers liv og helse står på spill. Heldigvis er de fleste situasjonene vi står i ikke så alvorlige. Regler etableres typisk for enten å oppnå eller unngå en konsekvens. Samsvar måler i hvilken grad vi følger de etablerte reglene. Oversikt og kontroll er viktige forutsetninger for beslutninger om når vi  være i samsvar, og når vi kan velge å la være. Beslutningene som menneskene i organisasjonen tar vil samlet sett være hvem vi er som organisasjon, og avgjøre om dette er en organisasjon som har livets rett gjennom det omdømmet som skapes.

 

Samsvar bilde

Sider