"Et prosessorientert styringssystem omfatter alt"

- Dag Bekkelund, Director HSEQ&Risk ved Bilfinger Industrier:

Et prosessorientert styringssystem omfatter alt du driver med. Ingen aktiviteter eller områder oversees, fordi alt henger sammen med alt. I 2009 lanserte vi i et slikt totalt styringssystem med QualiWare  i Bilfinger Industrier. Med et dokumentbasert system, som vi hadde hatt inntil da, er det lett å overse noe. Nå viser justeringer underveis hvilke områder som berøres og er dermed enkle å utføre hensiktsmessig.

Bilfinger Industrier er et selskap med 2000 egne og innleide ansatte som leverer vedlikeholdstjenester, primært innen olje og gass. Ganske mange av disse går i kjeledress, og klikker ikke nødvendigvis inn på prosesser hver dag. Likevel holder vi på å flytte systemet over fra intranett til internett, slik at alle skal ha tilgang både offshore og onshore. Tilgjengeligheten gjør at folk er inne og ser selv om de egentlig ikke har noe umiddelbart behov.

Med det nye styringssystemet opplever vi høy grad av engasjement og eierskap i forhold  til arbeidsprosessene,  for nå ser man resultatene av den jobben man gjør. Det er også mye enklere å gjennomføre endringer i forhold til oppdatering av krav, og å synliggjøre samsvar i forhold  til kravene.

Vi har kommunisert mye dårligere tidligere. Nå ligger alt fremme og er synlig. Folk følger med på en helt annen måte, og kjenner mer på det ansvaret de har. Det blir en helt annen diskusjon når du sitter med en avdeling for å lage en prosess også, ettersom alt kommer så mye tydeligere frem. Det blir så mye mer levende, enn å sitte med dokumenter som skal beskrive hva du skal levere.

Bilfingers Prosessorientert styringssystem basert på QualiWare har gitt dem:

Dette bildet er så genialt og så enkelt, det viser rollene og aktivitetsflyten. Dermed får du fokus på alt som er viktig. Et fantastisk hjelpemiddel i forhold til operatørene våre, når det gjelder HMS. Eksempelvis var det tidligere en pedagogisk utfordring å få prosedyren “Arbeid i Høyden” utført i handling, med en bunke ark som skulle leses gjennom. Nå er de kritiske aktivitetene blitt løftet frem og vises visuelt.

Vi har hatt en utrolig god HMS score, med 0 fra værsskader i to år nå.

Vi kunne latt være å gå over til et prosessorientert styringssystem, og holdt oss til de prosedyrene vi hadde hatt i ti år. Men da uten gevinster innen effektivitet og samhandling. Nå får vi bare gode tilbakemeldinger fra kundene våre og blir fremhevet positivt i revisjonsrapporter. Det skaffer oss flere oppdrag.

Kundene har tillitt til at vi har et levende system, med kommunikasjon av endringer i organisasjonen. Vi har evnen til å tilpasse oss kundens behov raskt, ettersom systemet legger til rette for kontinuerlig forbedring. Det viser også at vi er interessert i å forberede oss og oppnå effektivitetsgevinster.

For kundene våre beskriver dette systemet hvordan vi jobber, og det har betydd mye for at vi har fått tildelt mange nye, store kontrakter. Det er uante utviklingsmuligheter i QualiWare. Funksjonaliteter i forhold til risikostyring, budsjettstyring, målstyring osv. Bare dette årshjulet er eksempler på et konsept vi ser for oss at vi kan utvikle for flere av prosessene.

Systemet er morsomt å jobbe med. Hos oss har ledelsen, og især administrerende direktør vært levende opptatt av dette fra dag én og også i forkant. Dette er viktig. Et totalt styringssystem må være forankret.

-----------------

Flere fornøyde kunder:

• Virksomhetsstyring på død og liv - Sjukehusapoteka Vest
• Når målet om å være best - Industrikonsernet Aarbakke
• Visjonær og jordnær organisasjonsbygging - Mantena
• Lanserte nytt styringssystem på 4 måneder - Apply Sørco