Virksomhetsstyring på død og liv

Når Sjukehusapoteka Vest skal lage nye arbeidsprosesser er det bokstavelig talt livsviktig at prosedyrene utføres korrekt og at tjenester og produkter holder mål. Både menneskers liv og helse, samt foretakets fremtid, er avhengig av det. 

Case

Sjukehusapoteka Vest HF (SAV) er et offentlig eiet foretak med 230 medarbeidere i fire apotek, lokalisert i Førde, Bergen Haugesund og Stavanger. De omsetter for mer enn 900 millioner kroner årlig og betjener et marked på nærmere 1,1 millioner mennesker. I 2013 innså ledelsen i SAV at det gamle kvalitetsstyringssystemet ikke holdt ønsket standard. De fire apotekene i organisasjonen hadde ulike arbeidsmetoder, fremgangsmåter og prosedyrer, og man savnet en felles beste praksis.

Med bistand fra Qualisoft har SAV nå implementert virksomhetsstyring basert på programvaren Qualiware. Brorparten av kjerneprosessene og noen av støtteprosessene i SAV er kartlagt, revidert og tegnet opp på ny. Allerede kort tid etter lansering av virksomhetsportalen ser ledelsen i SAV flere gevinster.

Nærmer seg beste praksis

- En vesentlig gevinst med dette prosjektet er at vi har samordnet praksis på fire apotek som alle holder til på forskjellige geografiske steder. Det var ulike løsninger på hvordan kritiske arbeidsoppgaver ble utført. Med den nye virksomhetsportalen har vi klart å stramme inn og lage best praksis for en rekke viktige prosesser, forteller prosjektleder i SAV, Øystein Torgauten.

Forankret i hele organisasjonen

Målet for prosjektet «Virksomhetsstyring i SAV» er i følge Torgauten å bli mer forretningsfokusert, samt å øke kompetanse og endringskapasitet i egen organisasjon.

- I prosjektet har medarbeidere fra alle deler av organisasjonen deltatt og bidratt. Det gir eierskap og involvering. I tillegg har medarbeiderne gode ideer og konkret erfaring om kundenes behov. I dette prosjektet har vi lyktes godt i å få frem svært mye kunnskap på mange nivåer i organisasjonen, forteller Torgauten.

Eierskap har vært et viktig stikkord i gjennomføringen av SAV-prosjektet, og seniorrådgiver i Qualisoft, Anette Edvarsen roser Sjukehusapoteka for deres engasjement.
- En stor styrke i prosjektet er den sterke forankringen hos toppledelsen og et tydelig mål-bilde. Sjukehusapoteka ser nytten av å etablere et helhetlig styringssystem basert på prosessledelse, og de er allerede langt fremme på dette området i helse-sektoren, forteller Edvardsen.

For å styrke eierskap og forankring internt etter første fase bygger Sjukehusapoteka og morselskapet Helse Vest RHF opp egen prosess-kompetanse, blant annet innen modellering.
- De ansatte som jobber med å tegne prosessene i Qualiware sier det er krevende å lære seg håndverket, men etter en god innføring kan man det. Programvaren er forholdsvis enkel å bruke, den er kompleks men ikke komplisert. Min oppfatning er at programvaren «out of the box» gir mange muligheter og dekker våre behov.   Medarbeiderne oppfatter prosesser og flytdiagrammer som intuitive sier Torgauten om softwaren QualiWare.

Et viktig oppslagsverk

Første fase av prosjektet "Virksomhetsstyring i SAV" har hatt fokus på å beskrive et utvalg kjerne- og støtteprosesser og få en omforent praksis på tvers av apotekene. Portalen fungerer som et oppslagsverk. Den knytter overordnede mål sammen med mål på prosessnivå, og den knytter roller til kompetansekrav og opplæring. Som sykehusapotek håndterer vi spesialiserte og sjeldne legemidler, kompliserte refusjonsordninger, egenproduksjon av legemidler og rådgivning om bruk og håndtering i sykehus og hos pasientene.   I portalen blir kvalitet og forretningsdrift integrert på en god måte.

Nå skal prosjektet videreføres i en ny fase med fokus på blant annet ledelsesprosesser.
- Vi vil holde fokus på at vi faktisk gjennomføre det vi planlegger. Ledelse betyr å følge overordnede beslutninger helt ut i daglig operativ drift, og å bruke erfaringer fra driften til å gjøre prosessene bedre. Prosesseierskap og «ende-til-ende» perspektiv på det vi gjør, medfører endret ansvar og økt kundefokus. I dag er SAV linjeorganisert, men med prosesser på tvers av linjene etableres en matriseorganisasjon.

Styringssystem for økt konkurranseevne

I tillegg til å operere i et komplisert fagområde har SAV fått forretningsmessige utfordringer. ESA, som overvåker konkurransen i EU-landene, krever at konkurranseutsatt virksomhet skal drives på markedsmessige vilkår.

- Som sykehusapotek må vi kunne konkurrere både på kvalitet og effektivitet for å ha livets rett. Det er mange som ønsker seg inn på helsemarkedet. I SAV utøver vi den faglige delen veldig godt, men inntjeningen kan bli bedre. Her kan prosesstyringen hjelpe oss, sier Øystein Torgauten.
 

Hvorfor trengte SAV et styringssystem?
- Vi hadde et kvalitets- system som vi måtte gjøre noe med. Det var tungt å vedlikeholde og lite egnet for virksomhetsstyring.

Hva er målet med prosjektet?
- Vi skal være konkurransedyktige, kundene skal velge våre tjenester og vi skal tilpasse oss til kundekrav hurtigere enn før. SAV skal ha et «ende-til-ende» -fokus slik at vi kan styre prosessene våre fra start til mål..

Har dere høstet noen erfaringer?
- SAV er en organisasjon med mye kunnskap og kompetanse. Aktiv bruk av forbedringsforslag og en lett tilgjengelig funksjonalitet i systemet, har bidratt til å nyttiggjøre dette.

Hvordan har Qualisoft bidratt i prosjektet?
- Qualisoft har styrt arbeidet med å tegne prosesser, hjulpet oss med å fasilitere workshops og bidratt på andre læringsarenaer. Qualisoft sin kunnskap og erfaring har vært avgjørende for å få Qualiware tilpasset behovene i SAV og systemet opp å stå. Vi er nå godt rustet til å ta prosjektet videre, sier Torgauten.

-----------------

Flere fornøyde kunder:

Qualisoft image

Bli en ressurs i egen organisasjon – meld deg på kurs

Med Qualisofts kurs og sertifiseringer får du den kompetansen du trenger for å aktivt delta i forbedringsarbeidet i din virksomhet.

Vi arrangerer kurs, workshops, frokostmøter og sertifiseringer som er åpne for alle.

Våre kurs
Enabling Positive Change

Copyright © Qualisoft 2017