Visjonær og jordnær organisasjonsbygging

Et halvt år tok det dem å skape og ta i bruk et nytt system med QualiWare, som nærmest revolusjonerte forståelsen, sikkerheten, tilgjengeligheten og innspillsmuligheten til alle ansatte, datterselskap og kunder i forhold til selskapets styrende dokumenter.

Går ombord med QualiWare

Vi har mye å lære av Torild M. Amundsens evne til innovasjon og til å ta beslutninger. Som Kvalitet og Teknisk Sjef med god innsikt i mange av prosessene, tok hun grep for å fjerne og forandre gamle omsvøp og effektivt komme i gang med et nytt, helhetlig system. Med hennes personlige engasjement og begeistring – og sammen med like engasjerte, innovative og prosessbevisste medarbeidere - har omleggingen og implementeringen i en hel organisasjon skutt fart. Det går på skinner, faktisk.

Mantena AS er et datterselskap av NSB AS, med 880 ansatte og 7 lokasjoner i Norge. Selskapet vedlikeholder skinnegående materiell og har egne datterselskap både i Norge og Sverige, som Mitrans  AS, CargoNet AS og tunnelbanen i Stockholm. Torild Marie Amundsen forteller selv om utganspunket og gevinstene:

Bakgrunnen for at vi valgte QualiWare

Vi drev med prosesskartlegging med et annet verktøy over flere år - etablerte prosessteam og tegnet. På siden av dette hadde vi styringssystem, som beskrev hvordan du skulle jobbe, også med prosessen. Det var ingen link mellom styrings- systemet og prosessene, og vi hadde datateknisk trøbbel med å oppdatere. Vi måtte stadig spørre oss: Er dette riktig? Stemmer det nå? Det kom ikke godt nok frem når det var to forskjellige system.

Med QualiWare så vi muligheter for at systemet vårt skulle bli 100% prosessrettet,  med en målsetting om et en-til-en samspill mellom styrende dokumenter og prosesser. I QualiWare er de styrende dokumentene ikke Word-dokumenter, men integrert i databasen, og verktøyets muligheter brukes til å holde dem oppdatert. Når endringer gjøres en plass, oppdateres de automatisk også andre steder. QualiWare er et levende system som mange flere enn kvalitetspersonell får et forhold til.

Muliggjør positive endringer

Vi måtte endre form. QualiWare har en annen visuell presentasjon, som gjør det mye enklere for den enkelte å forstå hva som er kravet. Det var en stor gevinst. Prosedyrer på 7 sider ble kokt ned til en workflow med enkel språkbruk. Vi unngår nå en masse unødvendig tekst, og har fokus på å gjøre ting enkelt.

Styringssystemet favner komplett alle krav Mantena har: Sikkerhet, myndighetskrav og forskrifter, prosesser og styrende dokumenter er integrert. Med versjonsstyringen er det enkelt å beholde både gamle versjoner og ny, og endringer er enkle å innføre.

Vi rakk å ta det i bruk i løpet av et halvt år, enda vi måtte tegne om de fleste av prosessene. Det var krevende, men handler mye om å våge å ta beslutningen om å gjøre endringer. Når vi først var i gang, så vi også mulighetene til å ta i bruk forbedrings- og avvikssystemet til QualiWare. Det gjør det enklere å følge opp saker og alt ligger mye mer tilgjengelig.  Vi har ikke tatt i bruk revisjonsmodulen ennå, men det kommer også nå i neste måned.

Gevinsten for oss er at vi har et effektivt system med veldig god funksjonalitet. Kan du å søke på internett, kan du bruke dette systemet også. Med så mange ansatte vil vi at alle skal kjenne til prosedyrer og krav å gjøre ting i henhold til. Vi holder på med så mange sikkerhetskritiske ting, og det er viktig at folk blir kjent med kravene.

Tilpasset bedriftens behov

Standard-prosedyrer skal være så formelle. Man gjentar seg selv og det blir for mye tekst dobbelt opp. Det å oppdatere prosedyrer i Word-format, og å samstemme dem med prosessene er krevende. Med QualiWare kan du søke opp ord og definisjoner, og alltid være trygg på at du får siste versjon.

Jeg er veldig positiv til det systemet vi har opprettet med QualiWare. Det er enklere og bedre å følge opp. Vi spurte oss om alle klarer å lete opp prosedyrene når de ligger i et prosesskart? Dette er løst ved også å etablere alternative innganger via menypunkter og lister.

Det finnes jo sikkert noen begrensninger, men jeg tror ikke det er så veldig mange. Du kan få opp alt slik du egentlig ønsker det, avhengig av behovet for den enkelte bedrift. Vi har landet på en del av standardløsningene.

Fordeling av innflytelse og ansvar Systemet letter tilgang og forståelse, og det å holde det oppdatert for oss. Hver enkelt kan melde inn en forbedring, slik at det blir lettere for oss å oppdatere dette. Mange er med og hjelper oss. Tidligere var det nesten ingen som kom med slike feilmeldinger. Dette gjør det genialt, for det er en utfordring for de fleste å holde styrende dokumenter oppdaterte til enhver tid. Og å sikre at folk skal kjenne til det og bruke det.  De ansatte synes det er morsommere, og har sagt at de synes det er som en lek å lete og navigere i. Det er enklere å sette seg inn i noe som er visuelt, enn å lese gjennom 7 sider med Word filer.

Vi testet det i starten, da vi viste frem workflowene til ulike folk. Samtlige syntes det var bedre enn det gamle. Det er lettere å lese, forstå og se totalbildet. Det er lettere å se sitt eget ansvarsområde, og å følge opp at ting blir gjort. Med QualiWare har vi fått et mer pedagogisk oppslagsverk. Det er viktig, ettersom alle ikke går rundt og husker hvordan ting alltid skal være. Vi er veldig godt fornøyd med det, og har fått positive tilbakemeldinger også fra våre kunder. De er imponerte.

Fordelaktig er også at avviks- og forbedrings- systemet henger sammen, og man kan melde inn innspill overalt. Det vi ønsker er jo at alle sier fra om ting, slik at vi kan få gjort noe med det. Da må systemet være så godt at den som melder inn også kan se hva som skjer med saken sin. Med det gamle systemet ble det mye mer å følge opp.

Relevans og prosesstankegang Prosessarbeidet er en del av ledelsessystemet hos oss i Mantena. Arbeidet med prosesser involverer ganske mange mennesker. Hvert enkelt prosessteam har oversikt over hvilke styrende dokumenter som er gjeldende for det teamet. Jeg kan ikke se at en prosess er god uten linken til de styrende dokumentene. Å lede en bedrift som ikke har denne linken er komplisert.

Jobben med å gå over til et prosessorientert styringssystem er krevende. Du må sette sammen ei gruppe som er i stand til tenke både prosess og styrende dokumenter. I arbeidet med å etablere workflower og prosesskart er det å involvere prosesseieren tilstrekkelig for å lage et forslag. Vi la ut alle forslag, og ga alle prosess- teamene to måneder på å gå gjennom og kontrollere om det stemte. Det er bedre å lage et forslag som andre kan ta stilling til, enn å prøve å utarbeide forslagene i for store grupper. På denne måten fikk prosessteamene jobbet effektivt og komme med sine innspill.

Grunnlaget for et levende verktøy Tilbakemeldingene fra prosessteamene var meget positive, og det kom bare marginale rettelser og innspill til endringer. Det er selvsagt en fordel å være godt kjent med prosessene på forhånd. For å lede dette arbeidet er det også viktig å ha myndigheten til å forenkle og kunne ta beslutninger på de overordnede føringer i selskapet. Som stedfortredende  for admini- strerende sjef i selskapet har jeg hatt muligheten til å ta beslutninger, og det letter arbeidet. De som legger prosessarbeidet på IT-avdelinga si har nok en litt større jobb for å få alt integrert.

Prosessorientering er en måte å tenke på som du utvikler over tid. Vi har riktignok tatt noen ledende beslutninger og kommet raskt i gang. Men nå kan alle involvere seg så mye de vil, så fikser vi jo det. Det er veldig mange fornuftige innspill som kommer. QualiWare er et levende verktøy som skal utvikles over tid.

-----------------

Flere fornøyde kunder:

Sider