Digitaliseringsbølgen og neste generasjons styringssystem

Dagens kvalitetssystemer er i stor grad fokusert på å dokumentere samsvar med ISO-standarder. Videre er de ofte prosedyreorienterte. Slike kvalitetssystemer viser fortiden, ikke nåtiden og fremtiden. Det er problematisk fordi forbedringsarbeidet ender opp svært fragmentert.

En eldre bølge
Fragmenterte forbedringsinitiativ er intet nytt innen kvalitetsfaget. Det er LEAN-bølgen et godt eksempel på. Under denne ble prosessene som skulle slankes sjelden hentet fra kvalitetssystemene, og de forbedrede prosessene ei heller innlemmet i disse. 

Hvordan endte det opp slik?

Vårt beste bud er at prosessene dokumentert i kvalitetssystemene under LEAN-bølgen ikke representerte virkeligheten. «Det er jo ikke slik vi jobber», uttalte LEAN-prosjektene. «Vi må tenke nytt og annerledes!», fulgte de gjerne opp. Slik ble flere parallelle prosessarkitekturer og manglende samstemthet etablert i virksomhetene. 

En ny bølge 
Nå er vi inne i en ny bølge, nemlig digitaliseringsbølgen. Hele og deler av prosesser skal digitaliseres og det i feiende fart! Vi leser og hører om det daglig -  digitalisering i banknæringen, i oljesektoren og i det offentlige. Alt som kan digitaliseres, skal digitaliseres. Blant noen har den raske endringstakten skapt frykt for en nært forestående robokalypse.

Qualisoft deler ikke denne frykten, men vi har spurt oss selv om hva økende endringstakt vil bety for dagens kvalitetssystemer. Kort fortalt ser vi behovet for en ny generasjon kvalitetssystem.

Neste generasjons styringssystem
I dag dokumenteres og styres digitaliserte prosesser gjerne utenfor kvalitetssystemet. Rasjonalet vi ofte møter er at medarbeiderne ikke har behov for å se og forholde seg til disse prosessene, fordi «de bare skjer av seg selv nå». Dette er en uheldig tankegang.

For hva skjer når alt blir digitalisert? Vil alle regelverk og standarder, slik som GDPR og ISO27000 bli irrelevante? Vil behovet for å forstå hvordan de mange digitaliserte prosessene samspiller forsvinne? Det er tvilsomt.
Vi i Qualisoft mener derfor at de digitaliserte prosessene, være seg gjennom RPA eller helautomatisering, må innlemmes i fremtidens kvalitetssystemer. Dette for å skape et mer sannferdig bilde av hvordan virksomheter utfører arbeid i den digitale tidsalderen. 

En slik innlemming fører med seg en interessant, men ofte oversett utfordring. Hvor skal eierskapet til de digitale prosessene ligge? Hos kvalitet, IT eller digitaliseringsavdelingen? Denne utfordringen melder seg eksempelvis raskt i arbeidet med implementering og dokumentering av RPA, små applikasjoner satt opp til å utføre repetitive og regelbaserte arbeidsprosesser eller -oppgaver.

Vi tror det å samle en virksomhets mange prosesser, systemer og forbedrings- og digitaliseringsinitiativ i ett felles tilgjengelig styringssystem vil hjelpe den til å tenke mer helhetlig og samstemt. En samstemt virksomhet er en smidig virksomhet. Og smidighet vil være avgjørende for virksomheters evne til å fange og ri på digitaliseringsbølgen.

 

Enabling Positive Change

Copyright © Qualisoft 2018