Blir prosesseiere satt opp til å feile?

Fra prosesseier til prosessvakt?

I mange virksomheter sliter prosesseiere med dårlig mandat, lite myndighet og silotankegang, noe som fører til lite ansvar og lav motivasjon. Kan en omdøping av rollen føre til nytt tankesett og bedre resultat?

av: Terje Haugland, Product Manager i Qualisoft

Prosesseiere har ofte liten eller ingen muligheter til virkelig å utøve ansvaret sitt. Det er nemlig en umulig jobb å få strukturert opp en effektiv og god prosess som går over flere organisasjonsenheter når du har tilnærmet «null» myndighet og samtidig fokuserer på helt andre oppgaver som du blir målt på. Prosesseierskapet kommer i tredje eller fjerde rekke (og noen ganger helt glemt).

Det som ofte skjer er at prosesseierne fokuserer de på det som må rapporteres og som de har myndighet på. Ofte avdelingsmål som fokuserer lite på den totale verdiskapningen.

Nye muligheter med nytt navn?

Den anerkjente Roger Tregear i Leonardo Consulting foreslår heller å starte på nytt. Gi rollen et nytt navn, for eksempel "Prosessvakt" (Process Guardian), og gi den to fokusområder:

  1. Analysér prosessens prestasjoner
  2. Juster og forbedre prosessen

Kort fortalt: noen skal stå opp for prosessens prestasjoner

1. Analyser prosessens prestasjoner:

  1. Definer prosessen
  2. Identifiser interessentenes forventede prestasjon av prosessen (alt fra kunder, ledere, avdelinger, myndigheter etc.)
  3. Mål prosessen prestasjon
  4. Rapporter prosessens prestasjon

Det er viktig å fokusere på interessentene. De påvirker hele prosessens rammer ved bruk av IGOE (Input, Guide, Output, Enabler). Hvis du derimot starter med et fokus på prosessens interne kvalitet og effektivitet ender du fort opp med å gjøre feil ting veldig bra. Det er alltid bedre å fokusere på de rette tingene og så gjøre dem stadig bedre.

Prosessvakten må ha en arena å rapportere prestasjonene til som har myndighet å iverksette endringer, og jeg liker godt det Roger Tregear [1] kaller et «Process council».

2. Juster og forbedre prosessen

Dette er den virkelige jobben.

  • Identifiser og håndter avvik og forbedringsmeldinger
  • Koordiner en felles innsats fra personer med gitt myndighet på avdelings/fagområde for å forbedre prosessens prestasjoner (viktig!)
  • Skap kontinuerlig engasjement fra organisasjonen og de personer med myndighet for å endre arbeidspraksis

Prosessvakten – en slags "free agent"

Prosesseiere feiler ofte fordi de ikke har myndighet, men samtidig fordi de bryr seg om noe annet enn selve prosessen. Når de gjør noe fokuserer de som oftest på det som er mest nært, nemlig det som egen avdeling kan endre. Dette er også en god årsak til at organisasjoner ender opp med prosesser som ligger i «HR», «Finans» eller andre avdelingsnavn og at de fokuserer på seg selv.

Det å gi ansvaret til noen som er gode på å analysere og skape felles interesser blant de som har organisasjonsmessig myndighet gir et helt annet tankesett og resultat.

Skap en arena for å gjøre hverandre gode - en prosessvakt er nemlig en uavhengig part som kun fokuserer på virksomhetens beste.

Mange vil spørre - hva om andre personer i organisasjonen ikke vil samarbeide? Det er nettopp derfor du trenger et «Process council» som er ledet av noen høyt opp i organisasjonen som det rapporteres til.

Er dette en fulltidsjobb?

Her er det ikke et klart svar. Dersom de prosesser som har en prosessvakt er så kritisk for din virksomhet at det ikke er et alternativ at de ikke har topp prestasjoner og blir stadig bedre fremover, har du egentlig råd til at ingen bryr seg?

Husk også at en prosessvakt kan være vakt for flere prosesser. Å være en prosessvakt i seg selv er en rolle, og det er din virksomhetsprioritering som legger føringer.

Dette er et tankeeksperiment, men ord og titler spiller ofte en viktig rolle når det gjelder hvordan roller og arbeidsoppgaver tolkes og behandles. Ved å bytte tittel fra prosesseier til prosessvakt, samt å velge personer som har de rette egenskapene til å skape samarbeid, tror jeg mange virksomheter ville fått ut bedre effekter av sitt prosessarbeid. Heller det enn å tildele rollen til de som hverken har tid eller interesse.

[1] – Roger Tregear, 2nd May 2016 – «Practical Process: Who’s in charge»

Enabling Positive Change

Copyright © Qualisoft 2017